6 cách quản lý thời gian hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc bạn đã biết chưa?

“Cuộc sống của bạn có ý nghĩa không? Nếu có, thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này.” Đó là câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn nâng cao năng suất làm việc qua bài viết sau.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì? 

Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hiện việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất, hay năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sử dụng và kiểm soát thời gian một cách hiệu quả, giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành công việc, không dựa trên thời gian làm việc nhanh hay chậm.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc

Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc 

Kỹ năng quản lý thời gian, bao gồm việc phân loại công việc, giúp bạn có khả năng tổ chức kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa trên mức độ quan trọng và ưu tiên. Điều này giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành chúng đầu tiên, tăng cường hiệu quả công việc. Đồng thời, việc sử dụng thời gian một cách thông minh cũng thúc đẩy sự sáng tạo thông qua việc tận dụng các khoảng thời gian trống rải rác trong lịch làm việc.

Giảm bớt áp lực và căng thẳng 

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn giảm căng thẳng, tránh áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình và chăm sóc sức khỏe của chính mình, cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn đáng kể.

Có thêm thời gian để làm những việc bạn thích

Khi quản lý thời gian một cách khoa học và hiệu quả, bạn sẽ có thời gian hơn để làm những việc bạn yêu thích chẳng hạn như nghiên cứu về tử vi, xem tử vi tuần mới, hàng ngày…. Bạn có cơ hội phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm và dành thời gian cho gia đình hoặc bạn bè. Đây là khoảng thời gian ý nghĩa và quý báu mà bạn không nên bỏ lỡ.

Hạn chế thói quen xấu 

Quản lý thời gian giúp bạn loại bỏ thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém, và đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc. Nếu bạn biết sử dụng thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh áp lực “deadline” và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.

Không mất quá nhiều công sức 

Biết cách quản lý thời gian có nghĩa là bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc với hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả trong công việc?

1. Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất. Mục tiêu cụ thể giúp bạn biết mình phải làm gì để hoàn thành chúng. Khi một kế hoạch lớn được chia thành những mục tiêu nhỏ, danh sách công việc trở nên chi tiết và rõ ràng hơn. Điều này giúp bạn luôn chủ động trong từng hành động và có thể làm chủ được nhiều tình huống phát sinh, cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc.

2. Liệt kê các công việc cần làm

Liệt kê danh sách công việc cần làm trong một khoảng thời gian xác định, như ngày, tuần, hoặc tháng, giúp bạn quản lý quỹ thời gian một cách hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn dễ bị cuốn vào công việc và cần phải giữ một cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ.

3. Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên 

Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực vào công việc quan trọng nhất giúp bạn hoàn thành công việc quan trọng trước. Khi những công việc quan trọng được giải quyết, áp lực cũng được giải tỏa và việc không đủ thời gian cho các nhiệm vụ tiếp theo sẽ không gây ảnh hưởng quá nhiều cho tiến độ công việc.

4. Đặt thời gian cụ thể cho từng công việc 

Đặt deadline cho từng nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo không gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác. Xác định thời gian bắt đầu và thời điểm kết thúc của từng công việc để không phải lãng phí thời gian cho việc không cần thiết.

5. Tập trung vào khung giờ vàng

Khung giờ vàng của mỗi người thường khác nhau, có người tận dụng sự tập trung cao vào buổi sáng, trong khi có người lại cảm thấy sự sáng tạo và năng suất tăng cao vào buổi tối. Mỗi cá nhân đều có thời điểm tốt nhất để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Hãy tìm hiểu và xác định rõ khung giờ vàng của bản thân, sau đó sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng và yêu cầu sự tập trung tối đa vào thời điểm này. Điều này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian và năng lực của mình để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian đáng kể.

6. Tổng kết công việc

Tổng kết công việc sau mỗi ngày giúp bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Quá trình này cũng giúp bạn rút ra kinh nghiệm trong xử lý công việc, phát hiện vấn đề và tìm giải pháp khắc phục.

3 quy tắc quản lý thời gian hiệu quả được áp dụng thành công trong doanh nghiệp

#Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) là một phương pháp quản lý công việc giúp chúng ta hiệu quả hóa việc phân loại nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và quan trọng:

• Do (Làm): Đây là phần của danh sách công việc chứa những nhiệm vụ quan trọng và cần được hoàn thành ngay lập tức. Trong quá trình thực hiện, tập trung là điểm chính và hạn chế bị phân tâm bởi các công việc khác.
• Dump (Loại bỏ): Phần này chứa những công việc không quan trọng và không cần thiết. Loại bỏ chúng ra khỏi danh sách công việc để tập trung vào những việc có ảnh hưởng lớn hơn.
• Delegate (Uỷ thác): Ở đây, chúng ta xác định những công việc quan trọng nhưng có thể ủy thác cho người khác hoặc một nhóm để giải quyết. Điều này giúp giảm áp lực cá nhân và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
• Defer (Trì hoãn): Phần này bao gồm những công việc quan trọng nhưng không gấp. Chúng ta có thể lên lịch hoặc ghi chú lại và tạm trì hoãn chúng để tập trung vào các công việc ưu tiên khác. Sau đó, quay lại để hoàn thành sau khi đã xử lý các công việc khác.

#Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10 là một cách quản lý thời gian thông minh được áp dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp. Theo quy tắc này, chúng ta phân chia thời gian như sau:

• 40% thời gian: Dành cho các công việc quan trọng và ưu tiên hàng đầu. Đây là những nhiệm vụ cần được hoàn thành trước hết để tiến gần hơn tới mục tiêu.
• 30% thời gian: Dành cho các công việc quan trọng ở mức ưu tiên thứ hai.
• 20% thời gian: Dành cho các công việc quan trọng ở mức ưu tiên thứ ba.
• 10% thời gian: Dành cho các công việc ít quan trọng hoặc không ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc.

#Nguyên tắc Pareto 80/20

Nguyên tắc Pareto, còn gọi là quy tắc 80/20, là một lý thuyết quản lý thời gian quan trọng. Nó nhấn mạnh rằng 80% sản lượng hoặc thành quả được tạo ra bởi 20% công sức, đầu vào, hoặc hành động.

Để áp dụng nguyên tắc Pareto, chúng ta cần:

• Xác định 20% công việc quan trọng nhất: Bắt đầu bằng việc phân tích và đánh giá tất cả các công việc trong danh sách công việc cần hoàn thành. Sau đó, hãy xác định ra 20% công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành đầu tiên để đạt được hiệu suất tốt nhất.
• Theo dõi thời gian hiệu quả: Xem xét cách bạn sử dụng thời gian trong ngày. Tìm ra 20% thời gian nào mà bạn làm việc hiệu quả nhất, trong hoàn cảnh nào, hoặc với chu trình nào. Tập trung vào việc tận dụng 20% thời gian này để làm cho công việc hiệu quả hơn và nâng cao kết quả cuối cùng.

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng giúp bạn nâng cao năng suất làm việc và cải thiện chất lượng cuộc sống. Hiểu rõ tầm quan trọng của việc này và áp dụng các kỹ năng quản lý thời gian trong công việc và cuộc sống hàng ngày sẽ giúp bạn đạt được nhiều mục tiêu và thúc đẩy sự phát triển cá nhân.