Quy Tắc 7C Và Cách Ứng Dụng Hiệu Quả Trong Giao Tiếp
Chắc hẳn chúng ta ai cũng đều biết đến Steve Job ít/nhiều, cho dù là chúng ta đang có sử dụng các sản phẩm của Apple hay không đi nữa. Sự vĩ đại và thành quả trong sự nghiệp của ông là rất to lớn, đặc biệt là người đi đầu trong việc đưa các công nghệ tiên tiến của Apple đến với người dùng qua các dòng iPhone và hệ điều hành iOS.
Vậy mà, vị cố CEO của tập đoàn công nghệ hàng đầu Hoa Kỳ này từng gây tiếng vang với câu nói “Những thứ vĩ đại trong kinh doanh không bao giờ có thể hoàn thành được bởi một cá nhân. Chúng được hoàn thành bởi đội nhóm”. Điều này có nghĩa là ông không nhận các thành quả công việc là của riêng mình mà nó là của cả đội nhóm. Và dĩ nhiên, khi nói đến đội nhóm thành công đồng nghĩa với sự thành công trong giao tiếp giữa các cá nhân trong đội.
Kỹ năng giao tiếp đang là một kỹ năng gần như không thể thiếu và sẽ không hề sai nếu nói đây là một kỹ năng quan trọng hàng đầu trong mọi môi trường làm việc ngày nay. Kỹ năng giao tiếp quyết định việc bạn và đội nhóm có thể hoàn thành công việc được giao theo cách tốt nhất hay không. Ở một khía cạnh tế nhị nhưng rất thực tiễn khác chính là kỹ năng giao tiếp sẽ ảnh hưởng đến con đường thăng tiến của bạn qua việc các mục tiêu mà bạn mong muốn có được như ý mà không gặp phải sự ghen ghét đố kỵ hay không.
Từ lâu, quy tắc 7C hay còn gọi là nguyên tắc 7C như là một kim chỉ nam cho các bạn trẻ rèn luyện và phát triển không chỉ khả năng giao tiếp của mình mà cả kỹ năng nói trước đám đông hay kỹ năng thuyết trình nữa. Vậy 7C là gì và ý nghĩa của 7C cụ thể thế nào? Chúng ta hãy cùng đi với nhau hết nội dung bài viết bên dưới để trả lời cho câu hỏi này nhé.
Quy tắc 7C là gì?
Quy tắc 7C là một bảng danh sách gồm 7 gạch đầu dòng bắt đầu bằng chữ C (tiếng Anh) mang ý nghĩa như một sự chỉ dẫn cho những ai mong muốn tăng hiệu suất và hiệu quả công việc trong giao tiếp. Quy tắc 7C đó bao gồm những phần sau đây:
- Clear
- Concise
- Concrete
- Correct
- Coherent
- Complete
- Courteous
Ý nghĩa của từng C trong bộ quy tắc 7C
Clear – Rõ ràng
Trong văn phong của thư viết tay, văn bản, email điện tử hay trong khi nói chuyện trực tiếp với bất kỳ ai, hãy luôn cố gắng làm sao để truyền tải thông điệp một cách rõ ràng nhất. Nếu không phải là một cuộc nói chuyện phiếm giữa những người bạn thân thì mục đích của cuộc giao tiếp đó là gì. Việc bạn hiểu rõ mình muốn gì và câu chuyên của mình đi theo hướng nào sẽ giúp cho người đối diện dễ tiếp thu hơn và sẽ cho bạn câu trả lời hoặc thông tin đầy đủ như bạn mong muốn hơn.
Thành công trong giao tiếp chính là khi thông điệp của bạn được đối phương hiểu dễ dàng mà không phải đoán ý ẩn dụ hay cảm thấy bối rối.
Concise – Súc tích
Theo định nghĩa chính xác của từ “concise” trong tiếng Anh chính là sự ngắn gọn và đầy đủ ý nghĩa. Đây là một ý dễ hiểu vì hầu như chúng ta ai cũng thích sự ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề nhất và đầy đủ ý nghĩa nhất có thể. Sẽ thực sự chán ngán khi phải chúng ta phải nghe 10 câu chỉ để hiểu ra có 3 hay 5 câu trong đó chứa đựng thông tin thực sự, còn lại chỉ là những thông tin không cần thiết.
Có những từ mà chúng ta thường có thói quen lặp lại khi nói chuyện như “à”, “giống như là”, “kiểu như là”, “cái này”, “cái kia”, v.v. Bên cạnh đó, có những điều cần lưu ý để giữ cho nội dung cuộc giao tiếp được súc tích như tránh nói câu dư ý, dư từ ngữ, tránh nhắc đi nhắc lại ý chính quá nhiều lần bằng các cách khác nhau.
Concrete – Cụ thể
Khi bạn truyền đạt một thông điệp theo cách cụ thể nhất có thể sẽ khiến cho đối phương dễ dàng tiếp nhận và xử lý thông tin. Hãy trình bày thông điệp với các chi tiết cụ thể tốt nhất mà bạn có như hình ảnh, video, biểu đồ, v.v., nhưng hãy lưu ý và không nên đưa ra quá nhiều chi tiết.
Correct – Chính xác
Chính xác ở mức tối đa hay hạn chế sai sót ở mức tối thiểu là một trong những yếu tố quyết định sự thành/bại trong giao tiếp. Có những cuộc giao tiếp bạn có thể đưa ra thông tin nửa vời, có thể đúng hoặc có thể sai, nhưng trong các giao tiếp công việc thì sự sai sót gần như tuyệt đối không nên có.
Hãy thử tưởng tượng khi bạn viết email báo giá cho khách dư 1 con số “0”, khiến giá của sản phẩm từ 1 triệu thành 10 triệu?
Ngoài ra bạn cũng cần chú ý và rà thật kỹ các lỗi chính tả, ngữ pháp, các từ chuyên ngành để đảm bảo nó phụ thuộc với đối tượng cần giao tiếp. Lấy ví dụ bạn không thể dùng bản mô tả tính năng sản phẩm từ phòng lab hay kỹ thuật để đưa cho khách hàng. Bạn cần phải mô tả các tính năng thành các lợi ích hoặc các từ diễn giải dễ hiểu hơn vì rõ ràng khách hàng họ không phải và không cần là người hiểu về kỹ thuật chuyên ngành.
Coherent – Dễ hiểu
Tiêu chí cho sự dễ hiểu còn có thể hiểu theo cách các thông tin được truyền đạt một cách có logic, được liên kết và bổ trợ cho chủ đề chính một cách hiệu quả và nhất quán. Tiêu chí này cũng bao gồm giọng điệu và ngữ điệu đi theo mạch nội dung chính.
Điều này giống như khi bạn muốn truyền tải sự tán đồng với một điều gì đó thì nên đi cùng với thái độ và ngữ điệu vui vẻ thay vì sự khó chịu và nhăn nhó trên trên gương mặt.
Complete – Hoàn chỉnh
Sự hoàn chỉnh của thông điệp có nghĩa là qua cuộc giao tiếp người nhận đã có được tất cả các thông tin mà bạn muốn truyền tải. Và có thể họ sẽ quyết định phản hồi hoặc hành động thế nào dựa trên các thông tin mà bạn đưa ra.
Đây là tiêu chí khá quan trọng nên hãy lưu ý kèm theo các thông tin chi tiết để giúp thông điệp của bạn được hoàn chỉnh. Bạn cũng có thể thêm vào các câu hoặc từ ngữ cầu khiến để kêu gọi đối phương đưa ra quyết định hoặc hành đồng theo sự mong muốn của bạn.
Courteous – Lịch sự
Sự lịch thiệp hay lịch sự là yếu tố sau cùng trong quy tắc 7C và nó có nghĩa là cuộc giao tiếp và thông điệp mà bạn truyền tải diễn ra với thái lịch sự, thân thiện, cởi mở và thành thật. Tuyệt đối tránh xa những suy nghĩ hay ý đồ chèn vào thông điệp sự “cà khịa” hay bất kỳ ý định “gây war” nào. Hãy luôn đứng ở vị trí của người đọc, người nghe với sự bình tĩnh và thoải mái nhất để có thể hướng cuộc giao tiếp theo hướng tích cực cho bạn và cho cả người nghe.
BONUS: các biến thể của quy tắc 7C
Credible (Đáng tin) – Khi bạn nói thu nhập năm qua của bạn là 10 tỷ đồng và bạn đang có cuộc sống sung túc thì chắc chắn không phải ai cũng tin vào điều đó. Sẽ có sự ngờ vực, sự phân tâm và dẫn đến bỏ lỡ các thông tin mà bạn truyền tải tiếp theo sau đó. Bạn hãy lưu ý điều này và suy nghĩ về việc dẫn chứng bằng các con số, hình ảnh như là những minh họa chân thật cho câu chuyên của bạn.
Creative (Sáng tạo) – Sự sáng tạo là tiêu chí mà bạn sẽ còn gặp đi gặp lại trong các bài học về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nói trước đám đông hay cao hơn là kỹ năng thuyết trình. Vậy nên, hãy luôn lưu ý đặc biệt đến tiêu chí này và luyện tập thật nhiều để giúp cho câu chuyên của mình trở nên mới mẻ và cuốn hút đối với người nghe và người xem.
Tổng kết
Tất cả chúng ta đều phải giao tiếp hàng ngày. Việc giao tiếp tốt hay không ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng, sếp, và đồng nghiệp với chúng ta.
Hãy sử dụng quy tắc 7Cs như một checklist cho mọi lúc bạn cần giao tiếp. Bằng cách này, bạn sẽ có thể truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, dễ hiểu, hoàn chỉnh và lịch sự.
Học kỹ năng nói trước đám đông ở đâu?
Stage Mastery là hệ sinh thái chuyên tổ chức và kết nối để tạo nên các chương trình đào tạo mang tính thực chiến cho học viên. Siêu Thuyết Trình cũng là một trong những chương trình có thể giúp học viên phát triển kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nói trước đám đông và kỹ năng thuyết trìnhh. Link của chương trình Siêu Thuyết Trình tại đây.
